Barème kilométrique 2026 : indemnités, frais réels et justificatifs dans le dossier client

Le barème voitures applicable en 2026

Selon l'actualité publiée par service-public.gouv.fr le 9 avril 2026, le barème des revenus 2025 est identique à celui des années précédentes. Pour une distance annuelle d notée en kilomètres, la formule dépend de la puissance fiscale et de trois tranches de distance.

Pour un véhicule de 5 CV, par exemple : d × 0,636 jusqu'à 5 000 km, (d × 0,357) + 1 395 entre 5 001 et 20 000 km, d × 0,427 au-delà de 20 000 km. Pour 7 CV et plus : d × 0,697, puis (d × 0,394) + 1 515, puis d × 0,470. Au-delà de 7 CV, c'est la ligne 7 CV et plus qui s'applique, ce qui plafonne l'avantage des véhicules puissants.

• 3 CV et moins : d × 0,529 jusqu'à 5 000 km
• 4 CV : d × 0,606 jusqu'à 5 000 km
• 6 CV : d × 0,665 jusqu'à 5 000 km
• Voiture 100 % électrique : montant majoré de 20 %

Une évolution en discussion pour les revenus 2026

Un amendement au projet de loi de finances pour 2027 a été adopté en commission des finances début octobre 2026. Il prévoit un barème au moins égal au barème actuel majoré de 10 %, hors véhicules 100 % électriques, pour les revenus 2026. Rien n'est acquis à ce stade : le texte doit encore passer en séance puis au Sénat.

Pour le cabinet, la conséquence est simple : ne rien annoncer aux clients tant que la loi de finances n'est pas promulguée, et garder le paramétrage des outils de notes de frais sur le barème en vigueur.

Indemnités versées par l'employeur : ce que l'URSSAF attend

Lorsqu'un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'employeur peut lui verser des indemnités kilométriques exonérées de cotisations dans la limite du barème. La page de l'URSSAF sur l'utilisation du véhicule personnel précise que la preuve incombe à l'employeur : il doit justifier le déplacement professionnel, la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule, ce qui passe par la carte grise.

La part qui dépasse le barème sans justification est réintégrée dans l'assiette des cotisations. C'est l'un des points que les contrôles relèvent le plus facilement, car un tableau de trajets incomplet suffit à fragiliser l'ensemble.

• Copie de la carte grise au nom du salarié ou de son foyer
• Relevé des trajets professionnels avec la distance de chacun
• Rapprochement entre le relevé et l'agenda ou les ordres de mission

Le dirigeant et le professionnel libéral

Pour les titulaires de bénéfices non commerciaux, la doctrine administrative admet le barème pour un véhicule inscrit à l'actif ou conservé dans le patrimoine privé. Il n'est pas cumulable avec la déduction des loyers d'une location ou d'un crédit-bail, et les véhicules utilitaires en sont exclus. La rubrique de la déclaration 2035 consacrée aux frais de véhicule reprend ce choix.

Pour un dirigeant assimilé salarié, la logique rejoint celle des salariés : indemnités sur justificatifs dans la limite du barème. Dès que la société met un véhicule à disposition, le sujet change de nature et relève de l'avantage en nature, traité dans une page voisine.

Où le cabinet perd du temps

Le temps perdu ne vient pas du calcul, qui tient en une ligne, mais de la collecte : cartes grises manquantes, relevés tenus sur papier, puissance fiscale confondue avec la cylindrée, voiture électrique non signalée, trajets domicile travail mélangés aux déplacements professionnels. Chaque dossier de frais réels ou chaque client employeur répète ces mêmes allers-retours.

Les écarts se découvrent souvent à la révision, quand le compte de frais de déplacement ne correspond plus au barème appliqué aux kilomètres déclarés.

Ce qu'un agent IA prépare

Un agent IA sur mesure lit la carte grise transmise, extrait la puissance fiscale et le type d'énergie, applique la bonne ligne du barème avec la majoration électrique le cas échéant, puis rapproche les kilomètres déclarés des relevés de trajets. Il produit un tableau par salarié ou par client, avec les pièces manquantes listées.

Il prépare, le collaborateur valide et l'expert-comptable signe. Le diagnostic gratuit de DIAA, en cinq minutes en ligne, aide à mesurer le temps récupérable sur les frais de déplacement de votre portefeuille.

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