LAB et lettres de mission : l'administratif réglementaire du cabinet sous contrôle

Deux obligations qui tombent au même moment

Un nouveau client arrive. Il faut cadrer la mission par écrit, la faire signer, identifier le bénéficiaire effectif, collecter les pièces d'identification, évaluer le niveau de risque et conserver la trace de tout cela. Ce travail se fait dans les jours où l'équipe est déjà occupée à reprendre l'existant du dossier, et il se règle donc souvent au minimum, avec l'intention de compléter plus tard.

Le problème n'est pas la bonne volonté du cabinet, c'est le moment. Cet administratif tombe quand personne n'a de temps disponible, et il ne produit aucun effet visible s'il est bâclé. Sa dégradation est silencieuse et ne se révèle qu'au contrôle qualité, ou pire, le jour où la responsabilité du cabinet est mise en cause sur un dossier que la lettre de mission ne couvrait pas.

La lettre de mission : complète, signée, cohérente avec la réalité

Une lettre de mission utile décrit ce que vous faites vraiment, pas ce que le modèle du cabinet prévoyait il y a trois ans. À partir de la nature de la structure, du régime fiscal, des travaux réellement confiés et des honoraires convenus, un agent produit un projet complet, cohérent avec vos modèles et votre grille tarifaire, prêt à relire.

L'apport ne s'arrête pas à la rédaction. L'agent suit ce qui n'est pas revenu signé, relance le client tant que le document manque, et signale les dossiers actifs dépourvus de lettre en cours de validité. Cette liste-là, aucun cabinet ne la tient spontanément, et c'est pourtant la première que demande un contrôle.

• Nature et périmètre exact des travaux confiés, et ce qui en est explicitement exclu.
• Obligations respectives du cabinet et du client, notamment sur les pièces à fournir.
• Honoraires, modalités de révision et conditions de facturation des travaux hors périmètre.
• Durée, reconduction et conditions de résiliation de part et d'autre.
• Date de signature, signataire habilité et rattachement au dossier client.

Le renouvellement annuel, la vraie faille

Le premier exercice se passe bien : la lettre est signée, le dossier est propre. Les difficultés apparaissent ensuite, quand la mission évolue sans que le document suive. Le client a créé une filiale, changé de régime, confié la paie au cabinet ou repris sa facturation en interne, et la lettre de mission décrit une réalité qui n'existe plus.

Un agent qui observe l'activité réelle du dossier détecte ces écarts et vous alerte au bon moment, sans que vous ayez à ouvrir chaque lettre pour la comparer aux travaux de l'année. Il prépare l'avenant ou la nouvelle lettre, la met dans le circuit de signature et suit le retour. Le cabinet passe d'un rattrapage annuel massif à un ajustement continu, dossier par dossier.

LAB : documenter la vigilance au fil de l'eau

La lutte anti-blanchiment souffre du même défaut que la lettre de mission : elle est traitée comme une formalité d'entrée alors qu'elle est une obligation continue. Un agent bien réglé collecte et contrôle les pièces d'identification, vérifie leur validité dans le temps, structure la fiche de vigilance, conserve l'historique daté des diligences et signale les dossiers dont l'identification s'est périmée.

Il peut aussi porter à votre attention ce qui mérite un regard, un flux inhabituel au regard de l'activité déclarée, un changement de bénéficiaire effectif, une opération qui ne cadre pas avec le profil du client. Attention à la nature de ce signalement : c'est une alerte adressée à vous, jamais une qualification. Ce point est le plus important de tout l'article.

Ce que la norme LAB attend du cabinet, obligation par obligation

La norme professionnelle LAB de la profession, réécrite pour intégrer la cinquième directive et agréée par arrêté du 7 décembre 2020, s'applique à toutes les missions du cabinet et pas seulement à la tenue des comptes. Elle décline les obligations du code monétaire et financier en chantiers concrets. Pour chacun, la question utile n'est pas de savoir si l'IA peut faire à votre place, mais quelle part du travail documentaire elle prépare et quelle part reste, par nature, une décision du professionnel.

La grille ci-dessous sert de lecture rapide : l'obligation, ce que l'agent prépare, ce qui reste entre vos mains.

• Classification des risques : l'agent tient la grille à jour à partir des données du dossier (nature de l'activité, forme juridique, zone géographique, canal d'entrée en relation) ; vous arrêtez le niveau de risque et le réexaminez à chaque changement significatif.
• Identification du client et du bénéficiaire effectif : l'agent collecte les pièces, contrôle leur cohérence avec les registres publics, confronte la déclaration du client au registre des bénéficiaires effectifs et signale les écarts ; vous validez l'identification.
• Connaissance de la relation d'affaires : l'agent structure la fiche client (objet et nature de la relation, origine déclarée des fonds, opérations attendues) ; vous appréciez si le profil est cohérent avec ce que vous observez.
• Vigilance constante et examen renforcé : l'agent compare les flux observés au profil attendu et remonte des anomalies datées ; vous décidez d'un examen renforcé, d'une mesure complémentaire ou de la poursuite de la relation.
• Conservation : l'agent archive les pièces et les diligences avec leur date pendant la durée légale de cinq ans après la fin de la relation, et rend le dossier restituable en quelques minutes le jour d'un contrôle.
• Déclaration de soupçon : l'agent prépare la chronologie des faits et le dossier de pièces ; la décision de déclarer, la rédaction de la déclaration et sa transmission à Tracfin par le déclarant désigné restent exclusivement humaines.
• Formation du personnel : l'agent tient le registre des formations suivies, relance les collaborateurs en retard et met les procédures à disposition ; le cabinet choisit le contenu et vérifie que chacun a réellement été formé.
• Procédures internes et contrôle interne : l'agent produit les indicateurs de suivi (dossiers sans fiche, pièces expirées, alertes en attente) ; l'expert-comptable rédige, approuve et fait vivre les procédures.

Le contrôle LAB de l'Ordre : arriver prêt plutôt que rattraper

Depuis 2020, le contrôle LAB est organisé par le comité LBC-FT du Conseil national selon une approche par les risques. Sa première étape est un questionnaire d'évaluation de l'exposition du cabinet, à partir duquel les professionnels sont répartis en trois catégories : fortement exposés, contrôlés sur site ; moyennement exposés, contrôlés hors site sur pièces ; faiblement exposés, contrôlés à travers le volet LBC-FT du contrôle qualité. Les échanges passent par une plateforme électronique dédiée, ce qui signifie que tout se joue sur des documents à produire dans un délai, pas sur une conversation.

Les pièces demandées sont toujours les mêmes : les procédures internes écrites, la classification des risques du cabinet, un échantillon de dossiers clients avec leur fiche de vigilance et leurs pièces d'identification datées, la preuve de la formation des collaborateurs, la désignation du déclarant et du correspondant Tracfin, et le registre des examens renforcés ou des déclarations effectuées. Un cabinet dont un agent tient ces éléments au fil de l'eau répond en quelques heures. Un cabinet qui les reconstitue à réception de la convocation y passe des soirées, et laisse des trous.

Cinq indicateurs suffisent pour mesurer votre exposition avant que l'Ordre ne le fasse pour vous, puis pour suivre l'effet d'un agent une fois déployé :

• La part des dossiers actifs sans fiche de vigilance complète et datée.
• La part des dossiers dont une pièce d'identification est expirée ou dont le bénéficiaire effectif n'a pas été réexaminé depuis plus d'un an.
• Le délai moyen entre l'entrée en relation et la fiche de vigilance complète.
• Le nombre de dossiers relevant d'une vigilance renforcée (personnes politiquement exposées, pays tiers à haut risque, montages à plusieurs niveaux) et la date de leur dernier examen.
• La part des collaborateurs formés à la LAB dans l'année, nouveaux entrants et alternants compris.

La ligne rouge, la confidentialité et le premier chantier

L'appréciation du risque, la décision de poursuivre ou non la relation d'affaires et le choix de procéder à une déclaration de soupçon sont des décisions professionnelles qui n'appartiennent qu'à vous. Aucun agent ne doit les prendre, ni même les recommander. Son rôle est de rendre la matière disponible, complète et datée pour que vous décidiez en connaissance de cause, et de laisser une trace de ce qui a été examiné.

Sur la confidentialité, ces dossiers concentrent des pièces d'identité, des données patrimoniales et des informations sur des tiers. Hébergement en Union européenne, aucun entraînement de modèle sur vos données, accords de sous-traitance RGPD et réversibilité complète sont des exigences écrites, pas des options. Le chantier le plus rentable pour démarrer est l'audit des lettres de mission existantes : il révèle en quelques jours l'écart entre ce que le cabinet facture et ce qu'il a formalisé. Le diagnostic gratuit de DIAA, en cinq minutes en ligne, permet de le cadrer.

Questions fréquentes

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